Του κ. Ιωάννη Ρόβη, Μέντορα Έγκαιρη Προειδοποίηση Επιχειρήσεων
Η κρίση του COVID-19 επιτάχυνε την ψηφιοποίηση του ελληνικού κράτους, των ελληνικών επιχειρήσεων και της ελληνικής κοινωνίας. Έχει γίνει πια ξεκάθαρη η αναγκαιότητα της ψηφιακής τεχνολογίας στην επαγγελματική αλλά και στην κοινωνική καθημερινότητα. Υπάρχουν όμως ακόμη ενδοιασμοί, φόβοι ή και περιπτώσεις όπου αντί να διευκολυνθούν οι εταιρείες έκαναν την ζωή τους δυσκολότερη και προφανώς χάθηκαν χρήματα, κόπος και χρόνος σε λάθος επενδύσεις.
Σε έναν τομέα όπου οι εξελίξεις στην τεχνολογία τα τελευταία χρόνια υπήρξαν ραγδαίες, ακόμη υπάρχουν επιχειρηματίες που χρησιμοποιούν λογισμικά DOS, μία τεχνολογία που καταργήθηκε το 1993. Η συνήθης δικαιολογία των επιχειρηματιών είναι ότι δεν βλέπουν πώς μια επένδυση στην τεχνολογία μπορεί να τους προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα ή/και επιπλέον κέρδη.
Όσο όμως προχωρά η ψηφιοποίηση της ελληνικής οικονομίας τόσο η αγορά και ο ανταγωνισμός πιέζει και τους πιο δύσπιστους να επενδύσουν. Ποια είναι όμως τα τέσσερα στάδια που θα αποτρέψουν ένα έργο ψηφιοποίησης από το να αποτύχει;
1. Σχεδιασμός
2. Επιλογή λογισμικού & συνεργάτη
3. Υλοποίηση
4. Συντήρηση & βελτιώσεις
Πολλές εταιρείες αρχίζουν συνήθως με το τρίτο στάδιο ή κάνουν και το δεύτερο αλλά τις περισσότερες φορές επιφανειακά και με υποκειμενικά κριτήρια. Το μεγαλύτερο εμπόδιο είναι η τιμή, καθώς η προσφορά του κάθε προμηθευτή βασίζεται σε κάτι ασαφές και μη ακριβώς προσδιορισμένο. Πολλοί βλέπουν την επένδυση στην ψηφιοποίηση ως «αναγκαίο κακό» που προσθέτει επιπλέον κόστος, το οποίο μπορεί και να αποφευχθεί. Η προσέγγιση αυτή αυτόματα οδηγεί στο «όσο χαμηλότερο το κόστος τόσο το καλύτερο», και όχι στην κατάλληλη επένδυση που θα δώσει στην εταιρεία ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για να αυξήσει τα κέρδη της και το μερίδιο της στην αγορά.
Ο επιχειρηματίας δεν πρέπει να επικεντρώνεται στην τιμή αλλά στην αξία. Δηλαδή πρέπει να βλέπουμε την τιμή συνδυαστικά με τα οφέλη που προσφέρονται. Όποιος πουλάει προϊόντα και υπηρεσίες σε υψηλότερη τιμή από κάποιον άλλο δεν είναι απαραίτητα ακριβότερος, μπορεί απλά να προσφέρει κάτι διαφορετικό.
Για να μπορέσουμε όμως να διαπιστώσουμε την αξία και τα οφέλη θα πρέπει να γνωρίζουμε τις αλλαγές που χρειάζονται στον τρόπο εργασίας και στην οργάνωσή μας. Αλλαγές που επιβάλλονται από το ανταγωνιστικό περιβάλλον, την λεγόμενη «αγορά», και από τους επιχειρηματικούς μας στόχους.
Αυτές οι ανάγκες προσδιορίζονται και περιγράφονται με λεπτομέρεια στο 1ο στάδιο, τον σχεδιασμό. Όπως ποτέ δεν θα χτίζαμε σπίτι ζητώντας από τον εργολάβο ένα «τριάρι», αλλά θα του παραδίδαμε μία αρχιτεκτονική και στατική μελέτη, έτσι και τώρα θα πρέπει να ετοιμάσουμε τις αντίστοιχες οργανωτικές και διαδικαστικές / λειτουργικές μελέτες. Π.χ όταν φτιάχνουμε ένα e-shop θα πρέπει να προσδιορίσουμε την εμπειρία του πελάτη (UX & UI Design) στο ψηφιακό κατάστημα, τα θέματα logistics και ότι αφορά αποθήκες, αποθέματα, παραδόσεις, τιμές, προσφορές, loyalty πόντους κ.α.
Η εταιρεία στην φάση του σχεδιασμού, μόνη ή με την βοήθεια εξειδικευμένου συμβούλου και με πυξίδα το όραμά της για το μέλλον, καταγράφει τους στρατηγικούς και επιχειρηματικούς της στόχους, χαρτογραφεί την αγορά και τον ανταγωνισμό, και αναλύει την οργάνωση και τις δομές της,. Έτσι διαμορφώνει ένα σχέδιο προσαρμοσμένο στις οργανωτικές και επιχειρησιακές της ανάγκες.
Εφόσον ολοκληρωθεί το στάδιο του σχεδιασμού και κατανοήσουμε σε λεπτομέρεια τις ανάγκες μας, συντάσσουμε μία Πρόσκληση για Προσφορά – RFP (Request for Proposal) με σκοπό την επιλογή λογισμικού και συνεργάτη. Το RFP συμπεριλαμβάνει αναλυτικά τις επιχειρησιακές και λειτουργικές ανάγκες μας, αλλά και τις λοιπές απαιτήσεις όπως μέθοδοι, εργαλεία, εκπαίδευση και συντήρηση & υποστήριξη (Στάδιο 4). Η δομή του RFP πρέπει να μας επιτρέπει να συγκρίνουμε αντικειμενικά τις προσφορές – μήλα με μήλα & πορτοκάλια με πορτοκάλια. Όταν επιλέγουμε συνεργάτη πρέπει να υπολογίζουμε και να στοχεύουμε σε μια σχέση-γάμο δεκαετίας, ώστε να λάβουμε όλα τα απαραίτητα μέτρα εκ των προτέρων για να αποφύγουμε «παρεξηγήσεις» στο μέλλον, όταν μία αλλαγή θα είναι δύσκολη.
Ο λεπτομερής σχεδιασμός και το αναλυτικό RFP διασφαλίζει ότι στην υλοποίηση δεν θα υπάρχουν παρερμηνεύσεις και ότι τα παραδοτέα θα είναι γνωστά σε όλους εξαρχής. Αυτό δεν αναιρεί την απαραίτητη ύπαρξη διαδικασίας ελέγχου και παρακολούθησης κατά τη διάρκεια της υλοποίησης.
Η συντήρηση και η υποστήριξη μετά το τέλος της υλοποίησης αποτελεί σημαντικό παράγοντα επιτυχίας και ομαλής λειτουργίας της εταιρείας. Η μορφή και οι όροι πρέπει να αποτελούν τμήμα του RFP και να υποστηρίζονται από ξεκάθαρα κριτήρια αξιολόγησης. Οι νέες εκδόσεις του λογισμικού, το helpdesk για απορίες, οι χρόνοι απόκρισης σε προβλήματα και αιτήματα, και οι ρήτρες ενός SLA (Service Level Agreement) είναι μερικές από τις παραμέτρους που πρέπει να συμφωνηθούν και να κοστολογηθούν πριν την ανάθεση του έργου.
Θα ολοκληρώσω με πέντε συμβουλές:
Πρώτον, ο συνεργάτης που θα αναλάβει την υλοποίηση δεν ξέρει τις ανάγκες σας καλύτερα από εσάς. Εσείς θα πρέπει να τον κατευθύνετε και να ελέγξετε τα παραδοτέα.
Δεύτερον, φροντίστε να αφιερώσετε τον απαραίτητο χρόνο, ειδικά κατά τα αρχικά στάδια. Να λάβετε απ’ την αρχή υπ’ όψη ότι θα απαιτηθεί αρκετός χρόνος, ιδιαίτερα από τη διοίκηση και τα στελέχη, και αυτός θα είναι επιπλέον του καθημερινού ωραρίου.
Τρίτον, δεν ψηφιοποιούμε τον παλιό τρόπο δουλειάς. Προσπαθήστε να αποφασίσετε τον νέο τρόπο δουλειάς με τα νέα ψηφιακά εργαλεία εγκαίρως, από το 1ο στάδιο του σχεδιασμού, και προπάντων πως αυτός θα σας αυξήσει τις πωλήσεις και την κερδοφορία. Όπως διάβασα κάπου “use your imagination avoid imitation”
Τέταρτον, πρέπει να μπορείτε να μετρήσετε και να αξιολογήσετε κατά πόσον τα ψηφιακά εργαλεία πέτυχαν τους στόχους που θέσατε για αύξηση των πωλήσεων, της κερδοφορίας κ.α. Τόσο στο τέλος της υλοποίησης, αλλά και κατά τη διάρκεια ώστε να προλάβετε πιθανά λάθη
Πέμπτο, μην χάσετε το δάσος για το δέντρο, ενώ για τον ανάδοχο ο σκοπός είναι η υλοποίηση του έργου, εσείς πρέπει πάντα να στοχεύετε στα οφέλη υπό καθημερινές συνθήκες. Ο στόχος της διοίκησης είναι η λειτουργική ενσωμάτωση του νέου τρόπου λειτουργίας ομαλά στην οργάνωση.
Η μετάβαση σε μία ψηφιακή οικονομία είναι μονόδρομος, πρέπει να γίνει μεθοδικά, απαιτεί χρόνο, χρήμα και την βοήθεια ειδικών για να φέρει τα θετικά αποτελέσματα και όχι προβλήματα ή την καταστροφή.
Η μετάβαση στην ψηφιακή εποχή είναι επένδυση που διασφαλίζει την βιωσιμότητα της επιχείρησης και όχι ένα κόστος το οποίο είναι «αναγκαίο κακό».
Ο κ. Ιωάννης Ρόβης, είναι Μέντορας Έγκαιρης Προειδοποίησης Επιχειρήσεων και Διευθύνων Σύμβουλος της Vellum, εταιρείας επιχειρηματικών συμβούλων ψηφιακού μετασχηματισμού.
Δραστηριοποιείται με διάφορους ρόλους και από ποικίλες θέσεις πάνω από 30 χρόνια.
Είναι Ηλεκτρολόγος Μηχανικός του Πολυτεχνείου Ζυρίχης (ETH – Swiss Federal Institute of Technology www.eth.ch ) και κάτοχος MBA από το IMD (www.imd.ch) Λωζάννης.
Ως επιχειρηματικός σύμβουλος συμμετείχε σε πολλά έργα οργανωτικού και λειτουργικού μετασχηματισμού μέσω εφαρμογής ψηφιακών συστημάτων σε βιομηχανικές και εμπορικές εταιρείες στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.